La Croix-Rouge française

"Moderniser les infrastructures techniques et mettre en place des outils de gestion et de pilotage performants de l’activité dans un système centralisé ont constitué les objectifs principaux du projet d’informatisation des 44 SAAD de La Croix-Rouge française.
Pour mener ce projet ambitieux, nous avons obtenu une subvention de la CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie) qui soutient les projets de modernisation de l’aide à domicile.

Notre choix s’est orienté vers les produits Apologic en tenant compte des critères suivants : l’aspect économique, la réponse fonctionnelle des outils aux besoins des structures, la qualité des supports, les formations associées et la place de l’éditeur sur le marché.

Dès octobre 2006, le projet a été lancé avec la mise en place de l’infrastructure technique centralisée au siège, le lancement des formations et en parallèle, la définition d’un paramétrage national pour l’activité prestataire. Le déploiement d’un nouveau logiciel métier a été en effet l’occasion de revoir les processus et d’enclencher une harmonisation des pratiques. La conduite du changement se poursuit actuellement mais l’outil informatique métier en est un levier important.

Grâce aux logiciels Apologic utilisés par tous les SAAD, les données peuvent être consolidées rapidement à un niveau régional ou national. La CRF dispose donc désormais d’un système lui permettant demain de suivre plus régulièrement des indicateurs de pilotage simples mais déterminants pour améliorer la situation économique des services et enclencher une dynamique de développement.

Au delà des SAAD, les CSI et les SSIAD de la Croix-Rouge sont historiquement déjà majoritairement équipés des produits APOLOGIC. Il s’agit pour nous en 2009 d’achever l’harmonisation des outils métier et de migrer les logiciels actuellement installés en local, sur la même architecture centralisée qui a montré toute sa pertinence avec les SAAD."

Laurent Monnet, Directeur des systèmes d’information de la Croix-Rouge française.

Association d’Aide aux Personnes Agées du Bassin Houiller Lorrain

« En 2001, nous souhaitions nous concentrer sur le cœur de notre activité et limiter les développements informatiques en interne. Nous avions besoin d’une offre complète de logiciels pour répondre à l’ensemble de nos besoins en terme de gestion de planning ou de facturation, notamment. Nous nous sommes donc tournés naturellement vers les solutions Apologic.
Nous sommes utilisateurs des logiciels Perceval pour la gestion des plannings, Sentinel pour la comptabilité mais aussi Lancelot et Arlequin.
Aussi, les modules de Perceval : Contact et Qualité nous ont permit d’optimiser notre qualité de services. Grâce au module Contact, nous disposons d’une messagerie interne et tous nos appels sont enregistrés, ce qui nous permet d’éditer des statistiques sur le nombre d’appels entrants ou sortants et sur le motif des appels.
Enfin, nous avons fait le choix d’intégrer l’option Via Michelin pour laquelle nous avons demandé un développement spécifique. En effet, du fait de la spécificité de notre activité et du régime dont nous dépendons, nous appliquons deux tarifs différents : pour les trajets de services, d’une part et pour les trajets domicile-lieu de travail d’autre part. Grâce à l’optimisation de la solution, nos intervenantes n’ont plus le nez fixé sur leur compteur kilométrique et peuvent se consacrer pleinement à leur prestation. »
Monsieur Zimmermann, Directeur de l’association.

Le C.I.A.S.F.P.A. de Noyelles-Les-Vermelles

"Via Michelin nous apporte plusieurs avantages. Tout d’abord, il évite les litiges avec les salariés puisque les kilomètres sont calculés précisément. Ainsi, nos intervenants n’ont pas à s’en soucier. Aussi, cela nous apporte un gain de temps au niveau du calcul de la note de frais et il n’y a pas de risque d’erreur. D’autre part, Via Michelin nous permet de connaitre le temps de déplacement de chaque intervenant. Ainsi, nous avons réorganisé les tournées en fonction des distances parcourues par les intervenants afin de réduire au maximum leur temps de trajet."

Fabrice Demany, Directeur du C.I.A.S.F.P.A. de Noyelles Les Vermelles et Nicolas D’Houndt, responsable de secteur rattaché aux Ressources Humaines.

Nestor Services

« Depuis fin 2007 nous possédons les solutions Perceval (la suite complète avec les modules Contact, RH et Qualité), Lancelot, Korrigan, Sentinel et la solution de télégestion Domatel. Ces solutions nous permettent de gérer l'ensemble de nos activités.
Au niveau de la gestion quotidienne, nous avons gagné énormément de temps pour la gestion des salariés, la planification et le suivi clients et salariés… Nous réalisons les factures et fiches de paie bien plus rapidement qu’avant. Par exemple, avant d’utiliser les logiciels Apologic, nous mettions deux semaines pour effectuer les paies. Aujourd’hui, elles sont validées au premier jour ouvré du mois ! Un réel gain de temps pour nos équipes, qui évite également les erreurs.
Grâce aux logiciels liés d’Apologic, nous sommes plus rapides, productifs, et donc plus efficaces ! »

Dominique Le Paih, Directeur de l’entreprise Nestor Services.

Un Temps pour Vous

"Nous avons fait l’acquisition de Perceval Planning, pour la gestion des interventions ; Lancelot, pour la facturation des prestations ; Sentinel pour notre comptabilité et Korrigan pour la gestion des paies. Puis, dans un second temps, nous avons opté pour Perceval Contact et enfin Perceval RH.
Grâce à Perceval Contact, nous pouvons maintenant gérer nos prospects, ce qui était impossible jusque-là ! Perceval Contact nous permet également de gérer les appels sortants. Nous pouvons ainsi vérifier la qualité de nos prestations et ainsi, maîtriser le travail effectué sur le terrain.

Quant à Perceval RH, pour le moment, nous ne l’exploitons pas dans son intégralité. En effet, nous l’utilisons principalement pour la gestion de la CVthèque.
Nous avons fait le choix des solutions Apologic car la gamme semblait bien adaptée à notre activité et permettait de faire beaucoup de choses en interne, notamment la paie. Nous avons ainsi fait de grandes économies.

Aussi, le principal atout d’Apologic est le fait que ses logiciels soient liés les uns aux autres. Ainsi, le planning est lié à la paie et à la facturation, la facturation et la paie sont liées à la comptabilité, le tout, suivi par un service de maintenance efficace."

Madame Du Halgouët, Directrice de la structure Un Temps pour Vous.

Le G.C.S.M.S. S.S.I.A.D.+

"Actuellement,nous étudions la refonte complète du logiciel Ménestrel, qui équipait déjà 17 de nos S.S.I.A.D. Notre objectif est de mettre en réseau tous nos S.S.I.A.D., afin qu’ils puissent partager leurs compétences et se déplacer sur différents sites en cas de besoin. Nous participons donc au groupe de travail Apologic, afin d’intégrer l’activité S.S.I.A.D. à la Solution Web. Intégrer un tel groupe de travail revient à rendre plus audibles les besoins de nos membres, souvent anciens utilisateurs de la solution Ménestrel. Une telle démarche de collaboration permet également la rencontre avec d’autres professionnels, rencontre dont il ressort toujours de l’enrichissement.
Enfin,cette participation au groupe de travail nous a semblé naturelle dès lors que nous avons su que certains de nos membres avaient contribué à la naissance du logiciel Ménestrel. C’était il y a plus de 20 ans."

Monsieur Lenys, Président du G.C.S.M.S. S.S.I.A.D.+

Association Joseph Sauvy - Perpignan

"Nous avons choisi Apologic en avril 2010 et les formations ont commencé dès les semaines suivantes. Au 1er juin 2010, nous pouvions sortir toute notre activité sur les plannings des intervenants. Nous avons eu au total 30 jours de formations, que nous avons terminées récemment.

Durant toute cette période, nous avons été accompagnés par un seul chargé de mission, qui s’est également occupé de paramétrer nos logiciels en fonction de nos activités et s’est rendu disponible pour répondre à chacune de nos interrogations. Il nous a fait des préconisations sur nos paramétrages en nous en expliquant les raisons.

Notre chargé de mission, nous a aussi aidés dans la refonte de nos procédures de gestion, que nous avons remises à plat à l’occasion du changement de logiciels.

Aujourd’hui, nous utilisons pleinement et parfaitement nos logiciels. Nous avons mis en place des points de contrôle dans les logiciels et nous avons beaucoup moins d’erreurs qu’avant. Nous pouvons sortir des informations fiables telles que des tableaux de gestion ou encore des statistiques…"

Madame Paradis, Directrice du service d'Aide à Domicile de l'association Joseph Sauvy, à Perpignan.

La Croix-Rouge française

"Dans la continuité de notre démarche d’harmonisation des outils métier de nos 44 SAAD et 56 SSIAD, nous avons décidé de choisir un outil national pour la télégestion. La solution Domatel est apparue la plus pertinente par l’intégration directe des données dans les logiciels Apologic. Le temps réel et la gestion d’alerte permis par la version Domatel Live est pour nous un point fort pour les SAAD. Nous souhaitons déployer la télégestion dans toutes les structures, même si le système n’est pas encore imposé par un financeur. Nous considérons en effet la télégestion non pas comme une contrainte face à une demande externe mais comme un véritable outil de gestion de l’activité, de contrôle de l’effectivité des prestations, de rationalisation du temps administratif pour aboutir au final à un service rendu aux clients de meilleur qualité. Bien sûr, là où les conseils généraux ont déjà choisi un outil de télégestion pour l’APA, nous devrons nous adapter mais toujours dans le cadre d’un projet national."
Marie-Madeleine Matteodo, déléguée nationale Domicile de la Croix-Rouge française

L'Association d’Aide aux Personnes Agées du Bassin Houiller Lorrain

« En tant qu’utilisateur de Perceval, nous avons directement opté pour la solution Domatel Live pour la gestion des interventions en temps réel ; nous disposons ainsi également de la gestion des alertes en cas de retard ou d’absence.
C’est en septembre 2007 qu’a débuté l’installation. Nous avons effectué un premier démarrage sur une zone pilote de 150 salariés, soit 800 personnes aidées impactées. Parallèlement, pour expliquer le fonctionnement du dispositif, nous avons organisé une formation du personnel administratif ainsi que des réunions d’informations groupées de 50 salariés. Nous avons également élaboré un pense-bête distribué à nos salariés lors de ces réunions sur l’utilisation de ce nouvel outil et communiqué auprès des bénéficiaires en leur adressant un courrier. Grâce à ces efforts de communication, le système a reçu un très bon accueil de la part des salariés de cette zone pilote. Nous avons donc décidé de généraliser la solution sur l’ensemble de nos salariés.
Nous avons demandé un développement spécifique pour la gestion des appels intermédiaires. Aujourd’hui, nos intervenantes à domicile peuvent exercer chez un même bénéficiaire deux activités différentes. Ainsi, pour l’enregistrement de ces deux prestations, 4 appels sont nécessaires. Nous savons d’ores et déjà que les évolutions de Domatel nous permettront, dès 2009, de passer de 4 appels à 2, ce qui soulagerait considérablement la procédure que doivent aujourd’hui effectuer nos intervenantes.
Récemment, nous avons mené une enquête de satisfaction auprès de nos salariés. Nous en ressortons d’ores et déjà un bilan très positif, de par la simplicité de la solution, notamment. Aussi, nous n’avions pas hésité à promouvoir la solution auprès de la Croix Rouge Française, aujourd’hui cliente Apologic et Domatel. »
Monsieur Zimmermann, Directeur de l’association et Madame Pignon, Chargée de la mise en place de Domatel.

Comité Intercommunal d'Entraide de Maël-Carhaix

"En ce qui concerne le service d’aide à domicile, il était important de nous assurer de la fiabilité des données et de bénéficier d’un gain de temps administratif. En tant que clients Apologic et après nous être renseignés auprès d’autres acteurs du marché, nous nous sommes naturellement orientés vers la solution proposée par Domatel.
Suite à ce choix, nous avons décidé de préparer notre personnel au changement, en mettant en place des réunions d’informations et en adoptant, dans un premier temps, un système double avec la télégestion et la saisie des fiches d’interventions, de novembre à décembre 2006. Puis, en janvier 2007, nous sommes passés intégralement à la télégestion Domatel. Du fait que le système ait bien été expliqué en amont, celui-ci a bien été accepté. Aujourd’hui, ni la structure, ni le personnel ne remettent en cause ce choix d’évolution.
Nous avons récemment opté pour le logiciel d’Apologic Perceval pour gérer la modulation du temps de travail, le calcul des kilomètres et des temps de déplacements. Ainsi, prochainement, nous pourrons gérer les intervacations grâce à la solution Domatel Live et le module Via Michelin. Aussi, nous avons hâte d’avoir toutes ces applications afin de gagner encore plus de temps et d’être plus efficace, notamment en ce qui concerne le règlement des salaires.
En 2006, les aide-soignantes avaient démarré l’utilisation du système de télégestion, au même titre que le personnel d’aide à domicile. Néanmoins, étant mensualisées , elles n’en voyaient pas l’utilité De plus, la validation des actes ne faisait pas partie du système. Alors, lorsqu’en 2008, lors d’une rencontre régionale organisée par Apologic, nous avons appris le partenariat d’Apologic avec la société Solem pour lancer la solution Domatel Nomade avec boîtiers électroniques, nous avons fait le choix d’intégrer la solution.
Nous avons débuté le projet en mai, effectué les formations en septembre puis lancé l’application dès octobre. Nous avons profité de la période de référence des indicateurs, demandés par la DDAS, pour débuter l’utilisation et nous nous sommes tout de suite rendu-compte des bénéfices apportés : une meilleure gestion et coordination grâce à la vision globale des services rendus que cela apporte. Aussi, nous sommes déjà utilisateurs du logiciel Ménestrel et nous pouvons être assurés de la validation des tournées et des soins effectués directement dans le logiciel.
Aujourd’hui, nos aides soignantes sont encore dans la phase d’adaptation à la solution, mais à terme, nous souhaiterions que les équipes utilisent les autres fonctionnalités de Domatel Nomade telles que le planning des tournées ou la messagerie.
Le service humain est sympathique et nous sommes vite dépannés. En ce sens, nous sommes tout à fait satisfaits des services proposés."

Madame Tanguy, Assistante de l’association et Madame Didot, Infirmière coordinatrice.

Le C.I.A.S.F.P.A. de Noyelles-Les-Vermelles

"Nous avons opté pour Domatel pour plusieurs raisons. Tout d’abord, Domatel est une solution liée à Apologic. Étant déjà équipé de plusieurs logiciels Apologic, l’avantage était considérable. Domatel est devenu un outil indispensable pour notre établissement. En effet, il nous permet de joindre, au besoin, l’intervenant directement chez le bénéficiaire. De plus, Domatel nous permet d’avertir, en temps réel, l’intervenant en cas de changement dans son planning. Nous pouvons éditer un suivi, qui permet d’attester que l’intervenant a bien réalisé sa prestation, grâce à l’enregistrement des heures d’arrivée et de départ de l’intervenant.
Pour nous c’est un outil économique ergonomique, simple et intuitif.

Nous avons été accompagnés par un chargé de mission tout au long du déploiement de la solution. Dans un premier temps, nous avons effectué l’installation et le paramétrage de la solution. Ensuite, nous avons convoqué tous nos salariés à une grande réunion d’information. Notre chargé de mission était présent pour répondre à toutes les questions. Lors de cette réunion, nous avons distribué les cartes aux intervenants, nous leur avons fait une démonstration du fonctionnement et leur avons expliqué l’intérêt de cette solution."


Fabrice Demany, Directeur du C.I.A.S.F.P.A. de Noyelles Les Vermelles et Nicolas D’Houndt, responsable de secteur rattaché aux Ressources Humaines.

La Croix Rouge Française

"Domatel live comporte plusieurs valeurs ajoutées pour nous : faire le point sur les plannings et notamment remettre à jour les cycles dans Perceval, modifier certaines prestations afin d’optimiser les temps de trajets, réévaluer les besoins à domicile. Domatel nous permet aussi d’éditer plus rapidement les factures et donc de gérer au mieux notre trésorerie. Domatel peut aussi faire office d’alerte, en effet, nous sommes informés lorsqu’un salarié est absent et pouvons ainsi détecter les situations d’urgence et gérer plus rapidement."
Julie Varez, Directrice du S.S.A.D. Val de Marne et Directrice de la filière métier Domicile Ile de France.