Société Elips Group

Monsieur BENE, chargé du référentiel informatique

Pouvez-vous présenter votre structure ?

ELIPS GROUP est un groupement de sociétés avec plusieurs activités :

  • Le maintien à domicile,
  • Le service à la personne,
  • L’animation commerciale.

Nous sommes équipés Apologic pour gérer nos activités de maintien à domicile et de services à la personne, représentées par trois sociétés : Adagio, Dom Services et Cityzen.


Implanté exclusivement dans les Alpes Maritimes (sept agences et un siège social), nous comptons environ 300 salariés et 700 clients (personnes âgées, personnes handicapées et actifs).

Vous êtes équipé de la Solution Web Apologic depuis septembre 2012, comment s’est déroulée la mise en place ?

Jusqu’en 2012, nos trois sociétés fonctionnaient de manière indépendante, avec chacune leur propre logiciel de gestion.

Au mois de septembre 2012, nous avons dû rechercher un nouveau logiciel de gestion pour la société Dom Services et c’est alors que nous avons trouvé un intérêt à la Solution Web Apologic. En effet, grâce à cette solution, il devenait possible de gérer toutes nos sociétés de services à la personne et maintien à domicile sur un même outil et d’obtenir ainsi des informations consolidées et exploitables immédiatement.


Nous avons donc commencé par tester la solution, puis deux semaines plus tard, nous avons démarré la saisie dans la véritable base de données afin de créer tous nos clients et salariés (100 salariés et 200 clients) et pouvoir réaliser une facturation dès le premier mois de mise en place.


Le second mois, nous avons travaillé sur la personnalisation des modèles de document de la base documentaire et dès le mois janvier, nous avons passé la société Adagio sur la Solution Web Apologic. Un export/import des données nous a simplifié la mise en place et le déploiement de la Solution Web Apologic, nous permettant de gagner un temps précieux et de réaliser notre facturation dès le premier mois de la mise en place ! Trois personnes du siège ont été formées sur la solution par Apologic, puis ont, à leur tour, formé le personnel en interne. En effet, bien que la partie administrative (facturation et paye) se fasse au siège, nous souhaitions que le personnel de chaque société et de chaque agence, soit formé à l’utilisation du planning. Nous leur avons donc appris, petit à petit, à modifier le planning, créer des cycles, créer des fiches intervenants et clients, en mettant en place des points de contrôles.


Comment cette solution vous permet-elle d’optimiser votre gestion au quotidien ?

La solution Web Apologic est un outil bien conçu qui permet d’optimiser nos process et nos coûts :

  • Nous pouvons nous connecter depuis n’importe où.
  • La planification est facilitée grâce au  « cliqué-glissé », pour déplacer une prestation sur un autre jour ou un autre horaire.
  • Nous avons un suivi en fonction des prises en charge, ce qui nous permet d’optimiser le volume d’heures des clients
  • Grâce à la recherche de disponibilités nous sommes réactifs en cas d’absence d’un intervenant.
  • Le bilan des heures des salariés permet d’une part, de contrôler les heures réalisées par les intervenants et d’autre part, de préparer la paye.
  • Nous avons une vision instantanée sur les statistiques, les interventions, etc. de chaque société et de leurs agences, grâce à la base de données unique.
  • Les données paye et comptable s’exportent simplement.
  • Nous pouvons obtenir des statistiques sur l’évolution de notre chiffre d’affaire en fonction du type de client, des statistiques sur les catégories socio-professionnelles, etc.

 

Avez-vous d’autres projets ?

Actuellement, nous n’utilisons pas encore pleinement toutes les capacités de gestion offertes par la Solution Web Apologic. En 2014, nous envisageons donc d’exploiter davantage ses fonctionnalités, comme par exemple, les onglets « Contact » et « Suivi de la Qualité », qui nous permettront d’optimiser un peu plus notre gestion.
 D’autre part, nous allons mettre en place la télégestion mobile, pour fluidifier la transmission d’information entre le terrain et le personnel administratif.

Actualité

  • 23-05-2017 Venez retrouver Up au 17ème Congrès du Synerpa Venez retrouver Up au 17ème Congrès du Synerpa

    Le 17ème congrès du Synerpa se tiendra les 15 et 16 juin 2017 au centre international de Deauville. Retrouvez-nous le temps d’une pause-café, sur notre emplacement G10 et découvrez toutes nos solutions de gestion SAAD, SSIAD et SPASAD.

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